日々試行しながら未来へ進む


by ogw-m

カテゴリ:TaskChute( 4 )

はじめに

TaskPortを使い出してから、終了予定をより意識して時間を過ごすようになった気がします。Togglでの作業記録では、あくまで記録しかしていなかったので、結局はタスクは先延ばしになっていくことが多かったです。それと比べると、TaskPortでは「その日いちにち」にフォーカスするようになっているので、否応無しに残りの時間やタスクが目に入るようになります。

前回の「タスクシュート的に使えるTaskPortPro」という記事で、Toodledoとの組み合わせてこう使ってますということを書きました。今回はこの続きというか、ToodledoからTaskPortへの日々の品(タスク)出しについて、少し手順を見直したので、それを書こうと思います。

面倒なことをラクにやろう

前回の記事では、「当日分のタスクを手元のiPhoneアプリのTaskPortProに書き写すというタスク」ということを手作業でやっていると書きました。毎日やっていると、この作業がやや面倒だと思うようになりました。そんなとき、そういえばToodledoにはタスクのエクスポート機能とかがあったような、と思い当たりました。

1)タスクのCSVエクスポートする
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ありました、エクスポート機能。テキストでもエクスポートできましたが、ここはCSVエクスポートを選択。「Uncompleted Tasks」と「Completed Tasks」の2種類がありますが、別にタスク名称と実行日付だけがあればいいので、「Uncompleted Tasks」のCSVファイルの方でOKです。

2)表計算ソフトで開く
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そして、ToodledoからエクスポートしたCSVファイルを表計算ソフトで開きます。自分は、OpenOffice.orgのCalcで開きました。別な表計算ソフトでもOKだと思います。開いたら、「DUEDATE」という列があるのでこの列で昇順にソートをします。そして、「TASK」という列の当日分の日付のタスク名称をエイヤッと選択します。選択したらクリップボードにコピーする。

3)Evernoteにペーストする
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今度は、Evernoteの新規ノートを開いてペーストします。これでMacでの準備はおしまいです。

4)TaskPortで新規タスク作成
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iPhoneを手に取り、Evernoteを立ち上げます。そうすると、さきほどMacで作成した今日タスク一覧のノートがあるはずです。そのノートの内容を全てコピーします。そうしたあとに、TaskPortの「タスク新規入力」を開いてクリップボードの内容をペーストします。

そうすると、今日の分のタスクが一括して入力できます。

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タスクの入力をしたあとは、各タスクの時間の見積りをします。

ラクになったか?

なんだか手順が増えて面倒になったようなきがしますが、休みになると20とか30とかのタスクが出てくるので、手作業で書き写すのと比較するととてもラクになりました。

このやり方だと、新たに少しだけ手間な箇所が出てきたりします。TaskPortに残っているタスクの一括削除機能がないことです。日々Toodledoから品出ししてくる関係上、その前にTaskPortの中身を空にする必要があります。これが、やや手間だったりします。一度に消せる機能が付いているとさらにラクになります。

もっとも、品出しをするときにはTaskPortにはタスクが残ってない、「品切れ」状態になっている方が望ましいので、本当は一度に消せる機能は不要かもしれませんが。

手順のまとめ

以下に、簡単に手順をまとめておきます。

0)Mac:Toodledoで今日の分のタスクを整理する

1)Mac:結果をToodledoからCSVエクスポート

2)Mac:表計算ソフトでCSVを開く

3)Mac:タスク名だけEvernoteにコピペ

4)iPhone:TaskPortの「タスク新規入力」にEvernoteからコピペ

4)iPhone:TaskPortで時間見積、タスク実行


Macでの作業は、前日の夜にでもやっとかないと、朝やる時間はないかもしれないなぁ。

さいごに

TaskPortは、無料版もApp Storeから購入できます。有料版は、6/17までの限定で230円で販売中です。

◆TaskPort (Free版、広告有り)
http://itunes.apple.com/jp/app/id440629824?mt=8


◆TaskPortPro (6/17まで230円)
http://itunes.apple.com/jp/app/taskportpro/id440627962?mt=8

以上
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by ogw-m | 2011-06-12 16:24 | TaskChute
iPhoneのApp Storeで、TaskPortProが検索可能になったので、準備していたこの記事を投稿します。ぜひ、みなさん試してみてください。

はじめに

ExcelのTaskChuteを会社で5ヶ月使い続けています。なんとかオフの時間でも、同じようなことができないかといろいろと試していましたが、自分の中でなかなか納得出来る形がつくれずにいました。簡単なのは、自宅にあるWindows機にOfficeを購入して、Excel版のTaskChuteを使うことなのですが、普段使っているのがMacですし、なによりオフの時間で一番身近にあるのはiPhoneなので、iPhoneでなんとかできないかとやっていました。

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そんななかで、iPhoneアプリのTaskPortProという今までのタスク管理ツールとはちょっと違ったタスク管理ツールのβテストに参加して、「これはもしかしたらいいかも?!」と思って、使い始めました。そう思った最初のきっかけは、このアプリには「終了時刻」という概念があったことです。タスクに対して見積時間を入力するので、それらの時間を合計して予定終了時刻を自動で算出してくれます。終了予定はタスクシュートで一番必要な概念だと自分は思っています。これを計算してくれるなら、いけるかも、と思って使い始めてみることにしました。

作業記録については問題なし

TaskPortProを使い始めるまでは、オフでの作業記録についてはtoggleを使って記録していました。toggleは、オンライン上のサービスと連携していて、入力した内容は全てiPhoneの外に保存されます。自宅に帰ってからは、PC上から作業履歴をみることができるので、便利なサービスです。しかし、オンラインが必須のサービスなのでオフラインでは使えないという点がリスクでした。一応、オフラインでも使えるようになっているようですが、オフラインで入力した記録が消失することが多発したので、それ以来はオンラインでしか使っていません。自分はPocketWiFiでiPhoneの通信をしていますが、例えばPocketWiFiが圏外だと作業記録ができないし、PocketWiFiのバッテリが切れても作業記録ができません。それでも、toggleは便利なサービスで、ずっとtoggleを使って作業記録をつけていました。

一方、TaskPortProはタスク管理ツールですので、作業記録をつけるといった使い方でも問題なく使えます。また、見積時間までいれたタスクを過去の履歴から再利用したり、繰り返し使えるようにタスクを登録しておいたりできます。そのため、toggleよりも作業記録に便利な面もあります。ただ、今のところ見積時間を入れることが必須になっているので、toggleのように実行したタスクを記録していく使い方をしようとすると、一手間増えることになります。しかし、過去の履歴からの再利用や、繰り返しタスクの登録を利用することで、その一手間も減らすことができるかと思います。

なにより、一番嬉しいのはオフラインでも作業記録ができること。これは、toggleとは大きな違いです。PocketWiFiの電波状況には関係なく、いつでも作業記録ができるのはストレスがなくていいです。となると、作業記録はiPhoneにずっと貯まるため、エクスポートの手段がどうなのかは気になるところですが、TaskPortProではメールでのエクスポートをサポートしているので、送信先をEvernoteにしてメール送信すればOKです。これを一日一回、寝る前に行えば日々の作業記録がEvernoteに貯まっていきます。送信済みのタスクは、自動でTaskPortProから消してくれる親切設計です。

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繰り返しはToodledoの助けを借りて

TaskPortPro、大橋さんの言葉をお借りするなら、タスクシュートの「まな板」としてみるとすごくいいです。タスクをさばいて、実行していくところの管理です。終了時刻も出るので、目標としている時刻と乖離している場合には立ち止まって、残っているタスクを見直すということもできます。タスク見直しの際には、「タスク見直し開始」というタスクを開始してすぐに終了させます。これは、TaskPortProは、ひとつのタスクを実行している最中は他のタスクの操作ができなくなるため、いつからタスク見直しを始めたのかの記録のためです。もちろん、終了したときには、「タスク見直し終了」タスクを開始してすぐに終了させます。これで、この間の時間は「タスク見直し」の時間だと認識できます。

しかし、TaskPortProの特性上、繰り返しのタスクの取り扱いについては得意ではありません。繰り返し使うタスクを登録することはできますが、その中から選択して使うのは自分自信です。毎日やっているタスクであれば、過去の実行済みタスクから選択できるので問題はないと思います。しかし、1週間置きにやるタスク、毎週土曜にやるタスクなどなど、そのようなタスクをやる日だよ、と促してくれる機能は現在はありません。個人的には、TaskPortProにはそれら複雑なくり返しタスクの管理機能は不要だと思います。いまのある意味独特なタスク管理をサポートできるのならいいですが、それを崩してまで複雑な繰り返しのタスク管理機能を含める必要はないと思います。TaskPortProには、「まな板」としての機能を突き詰めて欲しいです。複雑なタスク管理については、それを専門にしているToodledoの助けを借りることにしました。

Toodledoは、特に繰り返しのタスク管理に強いと考えています。例えば、「毎週火曜と金曜」にやるタスクとかも登録できます。もっと複雑な指定もできそうですので、幅広く繰り返しのタスク管理に使えそうです。また、iPhoneアプリも用意されていて、タスク情報についてはオンラインと同期を取ることができます。オフラインでいろいろとタスク操作をして同期をしても、問題が発生することがいままで自分はなかったのでずっと使っています。

毎朝、自分はその日一日のやることの見通しを立てたりする時間を15分程度取っています。その時間の中で、ToodledoのWeb画面を見ながら、当日分のタスクを手元のiPhoneアプリのTaskPortProに書き写すというタスクをやりはじめています。仕事のある日は、「仕事時間」というタスクを登録しておき、時間を会社に滞在している時間の10時間程度に見積もっておきます。会社に滞在している時間は、自分はExcelのTaskChuteを使って管理しているので丸めちゃっています。こうすることで、オンもオフも含めて、一日の開始時刻=起きた時刻から一日の終了時刻=寝る時刻までの管理をTaskPortProですることができます。もちろん、TaskPortProは終了時刻も自動で表示してくれるので、その日の寝る時間が予定と乖離していないかを確認することができます。もし、予定と大きく離れていたら、その時点でタスクを調整して終了時刻を予定の時間に近づけるようにします。

さいごに

オフの時間も肌身離さず持っているiPhoneでタスクシュートを実現させたく、いろいろと試しながらやっています。TaskPortProやiTaskChuteなどのアプリを考えながら使っていると、ますます自分でもタスクシュート的なアプリを作いたい気持ちを強めることができます。

今年の夏は、会社の休みが多くなりそうなので、その間に一気にアプリのベースは作ってしまいたいところです。

以上
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by ogw-m | 2011-06-05 07:47 | TaskChute
はじめに

自分は、会社にいる時間は基本的には常にTaskChuteを使っています。昨年末に、『スピードハック総決算2010セミナー』に参加してからの約半年位使っています。TaskChuteを付け始めてからは約半年ですが、作業記録自体はずっと昔からつけていて、それはもう数年になります。ただ、TaskChute以前に付けていた作業記録は本当に作業記録だけで、「日付」「行動内容」「開始時間」「終了時間」を書いていただけでした。
そんなベースもあってか、まずは今までやっていた作業記録の置き換えというところから入ったら、すんなり始めることができました。

ただ、はじめてからはいろいろとあって、困ったこともいくつか体験しました。なので、ここいらで自分が日頃使っているTaskChuteのちょっとしたことを8個ほど纏めておきます。

(1)ショートカットキー操作
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このシートは、TaskChuteのファイルの中にあるショートカットキータブの内容そのままです。TaskChuteの操作はメニュー上からする方法もありますが、よく使う操作についてはショートカットを覚えておくと便利です。
「Ctrl+」のショートカットキーだと、上記の他にもうひとつ覚えておくといいショートカットキーがあります。「Ctrl+:」です。これは、Excelのショットーカットキーで、セルの上でこのキーを叩くと、現在の時刻がセルに入ります。このショーっとカットキーを知ってから、ますます現在の時刻を意識しなくなりました。

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このほかに、Excelの追加メニューとして出てくる「スケジュール」もキーボードからアクセスした方が早いです。覚えるまではマウスでメニューを開いて実行していましたが、キーボードからアクセスするほうが何倍も早いです。面倒かと思ってしまいますが(自分は面倒だと思っていました)、一度覚えてしまえばなんてことないです。
追加メニューには「S」のキーが割り当てられていますので、「Alt+S」でスケジュールのメニューが開きます。その後に続けて、「Alt+A」でタスク追加、「Alt+D」でタスク複製、「Alt+X」でタスク削除です。自分はこれらのキーだけ覚えて使っています。それ以外は、マウスでメニューを開いて操作しています。

そのとき、こんなメモを書いてキーの配置と使う指を覚えていました。
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(2)作業記録から始める

冒頭にも書きましたが、自分は以前より作業記録を付けていましたので、作業記録から始めました。単純に作業記録として使うだけでも十分にTaskChuteは便利です。最初は作業記録だけでも十分だと思います。むしろ、なにも考えずに作業記録だけから始めたほうがいいかもしれません。
あれやこれや考えていると結局TaskChuteを使わなくなってしまいます。TaskChuteは、作業記録を付けていると、自然と「あ、これ繰り返しやってるな」と気づいたり、「それじゃ、これは繰り返し設定しておこう」とか「前回は60分で見積もったけど15分でできたんだよな。今回は15分で見積もろう」とかに気づいたりすることが大きいです。最初から使いこなしてやろうと思わなくても、作業記録を付け続けてさえいれば自然と気づくようになっています。

(3)ちょっとだけとりかかる

最初は、「議事録の作成 60分」とか「メールの整理 60分」とか、とにかく一度に全てやってしまおうと主ってか、長いタスクを追加していることが多かったです。でも、そういう長いタスクは、どんどん後回しにしてしまって、なかなか始められませんでした。そんなとき、あることに気が付きました。結局、「議事録の作成」に60分と見積もっていても、結果としては実は30分位で終わっていることが多かったのです。これで「あ、議事録は30分位で書けるんだ」と気が付きました。

それから、TaskChute効果で次やる自分の行動が明確に示されます。もちろん、嫌なことも順番がくれば否応なく次やるアクションに上がってきます。そうなったとき、嫌でもなんでもその行動について考えることになったのが大きいと思っています。普通のタスクリストだと、多くの場合はそこに優先順位はないので好きなもの、やり易いものからタスクが終わっていき、結局はやりにくいものが後回しにされていく傾向にあります。自分は、フランクリン・プランナーを使っていて、毎朝タスクを見直して前日未消化分を当日分に持ってくるようなことをしていましたが、それでもやりにくいタスクの後回し傾向は直せないでいました。
ですが、TaskChuteを使い始めてからは「次やるアクション」として明確に示されるので、逃げられない状況になりました。最初の頃はそれでも先送りをしていましたが、先送りしても先送りしても、繰り返し繰り返し次やるアクションとして目の当たりにすることになるので、結局はやることになります。

そんなとき、ふとセミナーの内容を思い出しました。『少しでも始める』ということ。「議事録の作成 30分」ではなくて、「議事録のテンプレート準備 5分」と「議事録の作成 25分」の2つのタスクに分割してみました。そうすると、あまり考えなくても始められるテンプレートの準備はすぐに取り掛かることに気づきました。さらに気づいたのは、そうするとテンプレートの準備だけじゃなくて、議事録の作成も自然とはじめてしまえるのです。これにはびっくりしました。「議事録の作成 30分」というタスクだとやりにくくて先送りしがちでしたが、やりやすいことが前にあるとそれに共連れではじめられてしまうという事実。

これに気がついたあとは、やりにくそうなタスクは、やりやすそうなタスクをちょっとだけ切りだして前に付けるようにしています。自分がやり易いと思うタスクは、「議事メモの内容を読み返す 5分」「メールを書き始める 5分」「電話相手の番号を確認する 5分」などです。やりにくそうなタスクからこういうタスクを切りだすようにして、それからとりかかります。

(4)割り込みの記述

割り込みは会社で仕事をしていたら避けられないもの。なので、自分は割り込みが発生した時点でそれまでやっていたタスクを終了させて、「Alt+S、Alt+A」で即座に空タスクだけ追加しておきます。これだけであれば、数秒でできるはずなので、これだけやって割り込み源に向き合います。これをやらないといつから割り込み作業がはじまったのかが後から分からなくなります。きちんと記録に残すために、最低限これだけはしています。

そして、割り込みの作業が終わったあとで、ゆっくりとその割り込み作業内容を始める前に作成しておいた空タスクに書きこんで、割り込み作業を終えます。

(5)「タスク整理」というタスク

割り込みが入ったり、見積もった時間より時間がかかったりしてしまうと、終了時間が自分の予定より遅くなってしまいます。そうすると調整をしないといけなくなるのですが、そういうタスクの調整の時間も、「タスク整理 5分」などとタスクを追加してやるようにしています。
こうすることで、どの程度タスク整理に時間をかけているのかがわかりますし、なにより「そういうタスクを実行しているから、今はそれに取り組めばいい」と自分に対して言い聞かせて他のことをさせないようにできます。

最初のころは結構このタスク整理タスクが多かったのですが、最近はこれをあまりやらなくても済むようになっています。作業記録を付けることによって見積精度が増したのか、タスクの整理をあまりしなくても済むようにタスクを組むようになったのか、わざわざ時間を取ってやらなくても瞬間的にタスクの組み換えを実行しているのか、単にそんなに忙しくないだけなのか、理由はきちんと分析してみないとわかりません。

(6)休憩とアイドリング

休憩もきちんと記録することにしています。これは、以前つけていた作業記録でも同じようにしていました。記録を取ってみると、意外と休憩を取っていないことに気がつきます。ずっとパソコンの画面の前で考え込んでいても仕方がないので、記録をみて「休憩を取ってないな」と気づいたら「休憩 5分」などとして休むようにしています。合計しても、そんなに休んでいないことがわかります。
ときどき立ち上がって歩くのは、健康にもいいことだろうと思って、意識して休憩を取っています。

あと、考え事をしたいときとか、いったん手を止めたいときとか、なんでもやっていいよという時間を作りたいときには、「アイドリング 10分」とタスクを追加してから、タスクにはない「何か」をはじめます。でも、アイドリングとはいっても、結局はなにかします。それは、Webのニュースをみるかもしれないし、未読のメールマガジンを開いてみることかもしれないし、周囲の人と会話をするかもしれないし。あるいは、たまたま電話がかかってくるかもしれない。
アイドリングとしたって、その時間がムダになるとは思っていません。むしろ、そういう時間にこそ、いいアイデアがでてくるかもしれないし、周囲の人と会話することで、先延ばしにしていたタスクがあっさり終わったりするかもしれません。

自分は、こういう余白の時間も、意識して少しは作っておく必要があるのではないかと考えています。余裕がないほど作業が詰め込まれているとミスが多くなるだろうし、なにより疲れます。それに、そういう雰囲気は周囲にも「伝染」してしまうと思うので、詰め込みすぎずに(詰め込んだとしても)隙間に緩衝材として、こういうアイドリングの時間をあえて入れてもいいと思っています。

(7)定期的に保存する

そんなこんなで、TaskChuteを使い始めると、TaskChuteなし作業できないようになります。もはや、自分はTaskChute前には戻れません。こういう状態になると一番由々しき問題は、TaskChuteが壊れるという自体です。そうなったときにも大丈夫なように、休憩をする前とかには必ず「Ctrl+S」で保存するようにしています。

最初の頃は何度かファイルを壊してしまいました。その原因のひとつめは、「タスクの削除」です。タスクの削除をメニューからやらずに、行選択をして削除をしたら、壊れました。「あぁ、こうするとだめなんだ」と気づいてからは、必ずメニューからタスクの削除をするようにしています。原因のふたつめは、TaskChuteの先頭の方にちょっとしたメモ書き(節の時間)をしたら、これも壊れました。これは、セルに直接書かずにラベルみたいのに書くのと、N列よりも後ろにメモを書くことで解決できました。
いまではファイルを壊すことはほとんどなくなりましたが、日々の繰り返しタスクに「TaskChuteファイルのバックアップ 1分」と入れて、毎日の最後にバックアップを取っています。

(8)実行済みタスクの定期移動

ファイル自体を新しくするという方法も取れるとは思うのですが、そうすると繰り返しタスクを新しいファイルに移動するのが面倒だと思って、実行済みタスクは別シート「タスクログ」を作って、1週間分を纏めて月曜日に移動しています。これは単純にコピペしているだけです。タスクの削除をするときには、行削除をするとTaskChuteが壊れますので、必ずタスク削除メニューからです。

これをやらないとしだいに、タスク追加などのTaskChuteの諸動作が重たくなってきます。

さいごに

自分がTaskChuteを使い始めることになったきっかけのセミナーのDVDが出ています。少々お高いとお思いになるかもしれませんが、それだけの価値は自分はあると思います。

◆『スピードハック総決算2010セミナー』e0224347_501958.jpg
作者:大橋悦夫 / 佐々木 正悟
販売形式: DVD/
形式:DVD版をお送りいたします
時間:3時間26分
備考:セミナー当日に配布した資料19ページをPDFにてお付けいたします。
http://otogaku.resistance1.com/clk.php?sid=336&iid=119
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by ogw-m | 2011-05-15 05:07 | TaskChute
はじめに

急に思い立って、先週の水曜日に会社の職場の人たち3人に対して、タスクシュートの勉強会を実施しました。それは、昨年末の「スピードハック総決算2010」の中で、知っているだけではだめで「行動を通してできるようになっていただきたい」、そして「人に教えられるようになることを目指す」とお話があったので、やってみようと思いました。

急に思い立ったのは単なる気まぐれですかね。ただ、せっかく自分が使っているタスクシュートという考え方、TaskChuteというツールを、他の人にも知ってもらいたかったのは事実です。

それら全ての思いが足されたり掛け合されたりして、今回のタスクシュート勉強会の実施に至りました。

開催案内

今回の勉強会開催にあたり、展開した開催案内のメール文面を以下に掲載します。一部展開した文面を修正しています。ちょっと長文ですが、せっかくですので全文を掲載します。

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by ogw-m | 2011-03-02 23:37 | TaskChute