日々試行しながら未来へ進む


by ogw-m

日頃より使っている、TaskChuteの8個のTips

はじめに

自分は、会社にいる時間は基本的には常にTaskChuteを使っています。昨年末に、『スピードハック総決算2010セミナー』に参加してからの約半年位使っています。TaskChuteを付け始めてからは約半年ですが、作業記録自体はずっと昔からつけていて、それはもう数年になります。ただ、TaskChute以前に付けていた作業記録は本当に作業記録だけで、「日付」「行動内容」「開始時間」「終了時間」を書いていただけでした。
そんなベースもあってか、まずは今までやっていた作業記録の置き換えというところから入ったら、すんなり始めることができました。

ただ、はじめてからはいろいろとあって、困ったこともいくつか体験しました。なので、ここいらで自分が日頃使っているTaskChuteのちょっとしたことを8個ほど纏めておきます。

(1)ショートカットキー操作
e0224347_45516.jpg

このシートは、TaskChuteのファイルの中にあるショートカットキータブの内容そのままです。TaskChuteの操作はメニュー上からする方法もありますが、よく使う操作についてはショートカットを覚えておくと便利です。
「Ctrl+」のショートカットキーだと、上記の他にもうひとつ覚えておくといいショートカットキーがあります。「Ctrl+:」です。これは、Excelのショットーカットキーで、セルの上でこのキーを叩くと、現在の時刻がセルに入ります。このショーっとカットキーを知ってから、ますます現在の時刻を意識しなくなりました。

e0224347_4555450.jpg

このほかに、Excelの追加メニューとして出てくる「スケジュール」もキーボードからアクセスした方が早いです。覚えるまではマウスでメニューを開いて実行していましたが、キーボードからアクセスするほうが何倍も早いです。面倒かと思ってしまいますが(自分は面倒だと思っていました)、一度覚えてしまえばなんてことないです。
追加メニューには「S」のキーが割り当てられていますので、「Alt+S」でスケジュールのメニューが開きます。その後に続けて、「Alt+A」でタスク追加、「Alt+D」でタスク複製、「Alt+X」でタスク削除です。自分はこれらのキーだけ覚えて使っています。それ以外は、マウスでメニューを開いて操作しています。

そのとき、こんなメモを書いてキーの配置と使う指を覚えていました。
e0224347_4581278.jpg


(2)作業記録から始める

冒頭にも書きましたが、自分は以前より作業記録を付けていましたので、作業記録から始めました。単純に作業記録として使うだけでも十分にTaskChuteは便利です。最初は作業記録だけでも十分だと思います。むしろ、なにも考えずに作業記録だけから始めたほうがいいかもしれません。
あれやこれや考えていると結局TaskChuteを使わなくなってしまいます。TaskChuteは、作業記録を付けていると、自然と「あ、これ繰り返しやってるな」と気づいたり、「それじゃ、これは繰り返し設定しておこう」とか「前回は60分で見積もったけど15分でできたんだよな。今回は15分で見積もろう」とかに気づいたりすることが大きいです。最初から使いこなしてやろうと思わなくても、作業記録を付け続けてさえいれば自然と気づくようになっています。

(3)ちょっとだけとりかかる

最初は、「議事録の作成 60分」とか「メールの整理 60分」とか、とにかく一度に全てやってしまおうと主ってか、長いタスクを追加していることが多かったです。でも、そういう長いタスクは、どんどん後回しにしてしまって、なかなか始められませんでした。そんなとき、あることに気が付きました。結局、「議事録の作成」に60分と見積もっていても、結果としては実は30分位で終わっていることが多かったのです。これで「あ、議事録は30分位で書けるんだ」と気が付きました。

それから、TaskChute効果で次やる自分の行動が明確に示されます。もちろん、嫌なことも順番がくれば否応なく次やるアクションに上がってきます。そうなったとき、嫌でもなんでもその行動について考えることになったのが大きいと思っています。普通のタスクリストだと、多くの場合はそこに優先順位はないので好きなもの、やり易いものからタスクが終わっていき、結局はやりにくいものが後回しにされていく傾向にあります。自分は、フランクリン・プランナーを使っていて、毎朝タスクを見直して前日未消化分を当日分に持ってくるようなことをしていましたが、それでもやりにくいタスクの後回し傾向は直せないでいました。
ですが、TaskChuteを使い始めてからは「次やるアクション」として明確に示されるので、逃げられない状況になりました。最初の頃はそれでも先送りをしていましたが、先送りしても先送りしても、繰り返し繰り返し次やるアクションとして目の当たりにすることになるので、結局はやることになります。

そんなとき、ふとセミナーの内容を思い出しました。『少しでも始める』ということ。「議事録の作成 30分」ではなくて、「議事録のテンプレート準備 5分」と「議事録の作成 25分」の2つのタスクに分割してみました。そうすると、あまり考えなくても始められるテンプレートの準備はすぐに取り掛かることに気づきました。さらに気づいたのは、そうするとテンプレートの準備だけじゃなくて、議事録の作成も自然とはじめてしまえるのです。これにはびっくりしました。「議事録の作成 30分」というタスクだとやりにくくて先送りしがちでしたが、やりやすいことが前にあるとそれに共連れではじめられてしまうという事実。

これに気がついたあとは、やりにくそうなタスクは、やりやすそうなタスクをちょっとだけ切りだして前に付けるようにしています。自分がやり易いと思うタスクは、「議事メモの内容を読み返す 5分」「メールを書き始める 5分」「電話相手の番号を確認する 5分」などです。やりにくそうなタスクからこういうタスクを切りだすようにして、それからとりかかります。

(4)割り込みの記述

割り込みは会社で仕事をしていたら避けられないもの。なので、自分は割り込みが発生した時点でそれまでやっていたタスクを終了させて、「Alt+S、Alt+A」で即座に空タスクだけ追加しておきます。これだけであれば、数秒でできるはずなので、これだけやって割り込み源に向き合います。これをやらないといつから割り込み作業がはじまったのかが後から分からなくなります。きちんと記録に残すために、最低限これだけはしています。

そして、割り込みの作業が終わったあとで、ゆっくりとその割り込み作業内容を始める前に作成しておいた空タスクに書きこんで、割り込み作業を終えます。

(5)「タスク整理」というタスク

割り込みが入ったり、見積もった時間より時間がかかったりしてしまうと、終了時間が自分の予定より遅くなってしまいます。そうすると調整をしないといけなくなるのですが、そういうタスクの調整の時間も、「タスク整理 5分」などとタスクを追加してやるようにしています。
こうすることで、どの程度タスク整理に時間をかけているのかがわかりますし、なにより「そういうタスクを実行しているから、今はそれに取り組めばいい」と自分に対して言い聞かせて他のことをさせないようにできます。

最初のころは結構このタスク整理タスクが多かったのですが、最近はこれをあまりやらなくても済むようになっています。作業記録を付けることによって見積精度が増したのか、タスクの整理をあまりしなくても済むようにタスクを組むようになったのか、わざわざ時間を取ってやらなくても瞬間的にタスクの組み換えを実行しているのか、単にそんなに忙しくないだけなのか、理由はきちんと分析してみないとわかりません。

(6)休憩とアイドリング

休憩もきちんと記録することにしています。これは、以前つけていた作業記録でも同じようにしていました。記録を取ってみると、意外と休憩を取っていないことに気がつきます。ずっとパソコンの画面の前で考え込んでいても仕方がないので、記録をみて「休憩を取ってないな」と気づいたら「休憩 5分」などとして休むようにしています。合計しても、そんなに休んでいないことがわかります。
ときどき立ち上がって歩くのは、健康にもいいことだろうと思って、意識して休憩を取っています。

あと、考え事をしたいときとか、いったん手を止めたいときとか、なんでもやっていいよという時間を作りたいときには、「アイドリング 10分」とタスクを追加してから、タスクにはない「何か」をはじめます。でも、アイドリングとはいっても、結局はなにかします。それは、Webのニュースをみるかもしれないし、未読のメールマガジンを開いてみることかもしれないし、周囲の人と会話をするかもしれないし。あるいは、たまたま電話がかかってくるかもしれない。
アイドリングとしたって、その時間がムダになるとは思っていません。むしろ、そういう時間にこそ、いいアイデアがでてくるかもしれないし、周囲の人と会話することで、先延ばしにしていたタスクがあっさり終わったりするかもしれません。

自分は、こういう余白の時間も、意識して少しは作っておく必要があるのではないかと考えています。余裕がないほど作業が詰め込まれているとミスが多くなるだろうし、なにより疲れます。それに、そういう雰囲気は周囲にも「伝染」してしまうと思うので、詰め込みすぎずに(詰め込んだとしても)隙間に緩衝材として、こういうアイドリングの時間をあえて入れてもいいと思っています。

(7)定期的に保存する

そんなこんなで、TaskChuteを使い始めると、TaskChuteなし作業できないようになります。もはや、自分はTaskChute前には戻れません。こういう状態になると一番由々しき問題は、TaskChuteが壊れるという自体です。そうなったときにも大丈夫なように、休憩をする前とかには必ず「Ctrl+S」で保存するようにしています。

最初の頃は何度かファイルを壊してしまいました。その原因のひとつめは、「タスクの削除」です。タスクの削除をメニューからやらずに、行選択をして削除をしたら、壊れました。「あぁ、こうするとだめなんだ」と気づいてからは、必ずメニューからタスクの削除をするようにしています。原因のふたつめは、TaskChuteの先頭の方にちょっとしたメモ書き(節の時間)をしたら、これも壊れました。これは、セルに直接書かずにラベルみたいのに書くのと、N列よりも後ろにメモを書くことで解決できました。
いまではファイルを壊すことはほとんどなくなりましたが、日々の繰り返しタスクに「TaskChuteファイルのバックアップ 1分」と入れて、毎日の最後にバックアップを取っています。

(8)実行済みタスクの定期移動

ファイル自体を新しくするという方法も取れるとは思うのですが、そうすると繰り返しタスクを新しいファイルに移動するのが面倒だと思って、実行済みタスクは別シート「タスクログ」を作って、1週間分を纏めて月曜日に移動しています。これは単純にコピペしているだけです。タスクの削除をするときには、行削除をするとTaskChuteが壊れますので、必ずタスク削除メニューからです。

これをやらないとしだいに、タスク追加などのTaskChuteの諸動作が重たくなってきます。

さいごに

自分がTaskChuteを使い始めることになったきっかけのセミナーのDVDが出ています。少々お高いとお思いになるかもしれませんが、それだけの価値は自分はあると思います。

◆『スピードハック総決算2010セミナー』e0224347_501958.jpg
作者:大橋悦夫 / 佐々木 正悟
販売形式: DVD/
形式:DVD版をお送りいたします
時間:3時間26分
備考:セミナー当日に配布した資料19ページをPDFにてお付けいたします。
http://otogaku.resistance1.com/clk.php?sid=336&iid=119
[PR]
by ogw-m | 2011-05-15 05:07 | TaskChute