日々試行しながら未来へ進む


by ogw-m

便利:3ヶ月ごとのフォルダと日付付加で簡単ファイル整理

はじめに

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自分は、3/31にMacBookのデスクトップがヤバいと宣言していました。なにがヤバいのかというと、あまりにもデスクトップが汚すぎてヤバいということです。それはそれは、とてもとても人様にお見せできるものではありません。なので、お見せしません。(できません)

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そう。過去の自分は、くり返しくり返し、会社でも自宅でもこういう風に、「tmp」とか「保存用」とか「過去フォルダ」とかをひとつ作って、デスクトップのファイルを全て選択して切り取り、そのフォルダにぶち込んでいました。そうなるとどうなるか。

破綻します。

歴史は何度となく繰り返し、破綻を繰り返してきました。もう、それは嫌なのです。破綻は嫌なのです。なので、少しだけ頭をヒネりました。かれこれ、4年位前の会社でのことです。なぜ、会社でできていたことが自宅でできていなかったのか。それは今更問いかけても仕方がありません。過去は買えられないのです。前に進みましょう。

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今年に入ってから、こんなことを自分でツイートしています。このやり方で、会社では4年以上続けて管理しています。このやり方にしてから、一度も破綻していません。綺麗なもんです。ライフハックというわけではないかもしれませんが、自分的には便利な方法だと思っています。

なぜ、めんどくさがりの自分でもできるのか。それは、この方法がとても簡単だからです。これからの話しを読むと面倒かもと思うかもしれませんが、後々になって混沌の大海原の中から、ひとつのファイルを見つけるような大航海をするよりは、よっぽど簡単な先行投資です。

なぜ時系列なのか。おそらく、時系列が一番人間が扱いやすい並び順なのだと思います。ファイルの種類、関連する仕事ごと、送られてきた人ごと…。分類の仕方はいろいろとありますが、世の中そんなに割り切れるものでもありません。

「あの仕事のことだけど、この人から送られてきたから…どこに分類したらいいんだっけ?」

こんな感じで、分類で悩んでいたら、いつまでも整理できません。その結果、デスクトップにファイルが残ったままになります。それではいけません。考えずに整理できる基準が必要なのです。それが、自分の場合には、「日付」であり、「ファイル名の先頭に日付の付加」であり、それをやった上で、「ひとつのフォルダに放り込む」のです。これで、破綻とはおさらばできました。

今回のトピックス

今回は少し長くなります。なので予め、トピックスを挙げておきます。上記の自分のファイル整理の方法を踏まえた上で、これから大変なことになっている自分のMacBookのデスクトップを整理していきます。最後にはめでたく綺麗なデスクトップになるのでご心配なさらず、読み進めてください。ポイントポイントで、自分のファイル整理のポイントを説明していきます。

1)片付け前
2)フォルダ作成
3)ちょっとずつ整頓する
4)該当するフォルダ
5)変更日で頭に日付を付ける
6)フォルダ名にも日付を付加
7)日付の付加はこれを避ける
8)飽きるとこうなる
9)Webページなんかはこう
10)場合によってはリンクなども
11)ここまできた!
12)未来の予定も入れておく
13)完了!
14)こうしておくと便利

1)片付け前

やはり、こういうのは開始前後がわからないと違いがよく分からないものだと思います。ですが、あまりにもひどいデスクトップなので、そのまま出すのは気が引けます。というか、ごめんなさい。なので、ちょっとモザイクを掛けさせてもらって、掲載します。片付ける前の雰囲気が、少しは伝わると思います。

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デスクトップの隅から隅まで広がるファイル群。画面キャプチャの類が多いので、なんだか、カラフルで雑然感がより一層増します。特に、右上のアイコンなんて、幾重にもファイルが重なって、何が何だかわからないことになっていました。この画面キャプチャの時刻は、「09:29」になっています。この時間から片付け作業を開始しました。





2)フォルダ作成

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まずは、「作業ファイル」というフォルダを作成しました。そして、ファイルをひとつふたつと移動をしはじめました。もちろん、先頭には「西暦4桁+月2桁+日2桁」の8桁の数字とハイフンが付加されています。現時点では過去のファイルの整理なので、基本は上のファイルのように、最終変更日付をファイル名の先頭に付加します。しかし、下のファイルは整理当日(3/31)に作成したファイルなので、当日の日付を付加していきます。このように、地道にひとつひとつ、丁寧に日付を付与していく作業です。なぜ、日付をわざわざファイル名に付与するかについては、このあとの7)で説明します。

3)ちょっとずつ整頓する

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3ヶ月ごとのフォルダも作成して、ちょっとずつ整理していきます。このあたりはまだはじめたばかりなので、元気よく片付けています。ファイルに日付を付けながら、3ヶ月ごとのフォルダも合わせて作っていきます。

4)該当するフォルダ

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ここまでに日付を付加したファイルは、全て2011年の1月から3月のファイルなので、全て「2011年01月〜03月」のフォルダへ移動させます。日付をファイル名の先頭に付加したら、先頭につけた日付が属するフォルダに移動させます。基本、整理はそれだけです。簡単なものです。しかし、これだけ大量にファイルがあると大変ですが…。

5)変更日で頭に日付を付ける

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2)でもちょっと説明しましたが、過去のファイルであれば基本はファイルの最終変更日をファイル名の先頭に付加する日付にするのがよいです。通常は、この日付の付加をファイルを作った瞬間に行います。未来のための先行投資です。

6)フォルダ名にも日付を付加

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ここまではファイルに対しての日付の付加を説明してきましたが、同じ日の作業でも多くのファイルが発生してフォルダに纏めて入れておきたくなることがあると思います。例えば、同じブログ記事で使う画像一式などです。そういう場合には、一式のファイルをひとつのフォルダにいれたあとに、フォルダ名の先頭に、ファイルのときと同じ扱いで日付を付加して管理します。

ファイルであろうとフォルダであろうと、同じ管理を突き通します。考えなくて済むようにです。

7)日付の付加はこれを避ける

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なぜ、日付をわざわざ付加するなんてめんどくさいことをするのか。変更日のあたりでソートすれば同じことではないか。その理由のひとつは、この画像が説明してくれます。

3ヶ月ごとにひとつのフォルダにしているので、どうしても同じ名前のファイルができてしまうことがあります。そうなると、このように「〇〇のコピーのコピー」、もしくは「◯◯の文書(6)」などのヘンな名前のファイルが出来上がります。これは美しくありませんし、なんだかさっぱりわかりません。そういうファイルができあがってくれたらそれはいいですが、万が一保管してあった過去のファイルに上書きしてしまったら、一大事です。そういうリスクを防ぐために、日付を付加します。

さらに、困ったことも起きます。この項の冒頭で、変更日でソートすればいい、と書きましたがそれではうまくいかないことがあることに気が付きました。メールで受信した添付ファイルです。メールで受信した添付ファイルは、メーラにもよるかもしれませんが、多くの場合は受信した日時かローカルに添付ファイルを保存した日付でファイルの属性の変更日が記録されると思います。そうなると、変更日でのソートは破綻します。これに過去気がついた自分は、それから日付を付加するようになりました。

8)飽きるとこうなる

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だんだん飽きてくると、ファイルの中身に応じた名前もつけずにこのような状態に元あったファイル名の先頭に日付だけ付加しただけになります。でも、これでもルールを破っているわけではないし、面倒なときはこれでもいいと思います。同じルールを突き通すことが大事です。

9)Webページなんかはこう

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Webページなんかは、完全に保存するを選択するとHTMLファイルと関連ファイルの入ったフォルダが出来上がったりします。そんなときは、全部纏めて、Zipファイルにしてしまい、Zipファイルのファイル名の先頭に日付を付加します。固める前のファイルは捨ててしまいましょう。

10)場合によってはリンクなども

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場合によっては、リンクなんかも同じように日付を付加して投げ込んでおきます。時系列の情報が付加されたブックマークは、時に有益になり得ます。どのような作業の流れの中でそのリンクをみていたのかという情報もそこには含まれます。

リンクだけでなく、作業の中で見ていたメールなども、コピペしてテキストファイルにして、同じように日付を付けて整理します。

11)ここまできた!

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長かったですが、やっとここまできました。時間が「11:17」になっています…。

12)未来の予定も入れておく

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3ヶ月毎のフォルダを未来の分まで作成しておき、未来の予定を入れておく場合もあります。たとえば、4/23に新しいラーメン屋にいきたいという予定であれば、その日付でその店のリンクでも入れておきます。

13)完了!

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やっと完了しました。綺麗な状態になりました。この状態を維持していきたいです。

14)こうしておくと便利

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最新の3ヶ月毎のフォルダへのエイリアス(ショートカット)をデスクトップに作成しておくと、便利なことに気が付きました。日付を付加したファイルは、そのエイリアスに投げ込みます。

さいごに

だいぶ長文になりましたが、自分が4年掛けてやってきたファイル整理です。破綻しない自信があります。ぜひ、みなさんのファイル整理のご参考になればと思い、書き出しました。

書きながら思ったのは、これをEvernoteに組み込めないかということです。「作業フォルダ」を同期させればそれで済むような気がしますが。それはまた別な機会に。
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by ogw-m | 2011-04-09 23:33